(1) عملية تخزين المعلومات (على سبيل المثال، النسخ الاحتياطية، والسجلاّت المرتبطة بها) على أوعية مُتَفصّية supports amovibles أي قابلة للإزالة، للرجوع إليها حين تدعو الحاجة لذلك. تلبّي الإحارة حاجة وظيفية تهدف إلى الاحتفاظ بالبيانات التي قد تكون ضرورية للمؤسسة على المستوى المهني، أو الاجتماعي، أو المالي، أو القانوني. يمكن استعمال هذه البيانات، التي لم تعدّ مفيدة بشكل مباشر للاستغلال، لأغراض البحث، على سبيل المثال، لاستخراج الإحصائيات والتاريخ أو استعمالها كأدلّة. تتكون الإحارة التقانية من رقمنة المستندات الورقية والصور والأصوات وما إلى ذلك، وتخزينها على أوعية مَيَشِية (أقراص ضوئية رقمية، أقراص مضغوطة، إلخ). يمكن بعد ذلك عرض المستندات الرقمية على الجاشة أو طباعتها.

(2) نقل مستند من ذِكار داخلي إلى وِعاء خارجي.

(3) «ذلك الجزء من المحفوظات، الذي له قيمة إدارية، أو تاريخية، أو اقتصادية، أو قانونية، أو اجتماعية، وأودع في إحدى المؤسّسات المَحارية، أو حفظ في قاعدة بيانات محارية، محوسبة، حيث نُظّم بالشكل العلمي الذي يجعله مهيّأ للاستعمال، من قبل الباحثين، والمستفيدين الآخرين، وتختلف المادّة الإحارية عن المادّة الإحارية التقليدية باستثمارها للإمكانيات الفنّية، والحواسيب، والأجهزة والمعدَّات المكمّلة، في التعامل مع المعلومات».

(4) «تعني الإحارة التقانية، الوثائق الموجودة على شكل يحتاج إلى أجهزة الحواسيب من أجل إمكانية معالجتها وإتاحتها للاسترجاع».

(5) «هي عملية تخزين البيانات والمعلومات على وِعاء تِقاني (إلكتروني) أو رقمي، لمدّة قد تكون طويلة أو محدودة لأجل، وَفقا لأهمّيتها الأمنية وندرتها التاريخية. من أجل استرجاعها حسب الحاجة والطلب».

(6) «مَلْش (مسح ضوئي) الوثائق ومعالجتها وتخزينها في أوعية تِقانية، وربط هذه الأوعية بقاعدة بيانات الفهرس والكشّاف، بما يسمح بالنفاذ مباشرة من الفهرس والكشّاف إلى صورة الوثيقة مباشرة» النادي العربي للمعلومات.