يعالج الملف الصحافي حدثا أو قضية معيّنة من جوانب مختلفة، بجمع كلّ عناصرها الهامّة والمتاحة، مع توخّي توفير إطار عام ومعلومات عن السياق، والهدف من ذلك هو إثارة اهتمام القارئ حول موضوع القضية أو المسألة المعالجة. لا يتجاوز في الغالب كلّ مقال من مقالات الملف الصفحة أو الصفحتين، باستثناء البيان التلخيصي الذي لا يتجاوز الصفحة الواحدة، حيث تُقدّم في كلّ مقال المعلومات الأساسية في العُلْوان والمقدّمة، كما يجري الإعلان في المقدّمة عن منظور المقال، ويشتمل الملف الصحافي أيضا على ملخّص يرد في الصفحة التي تلي صفحة الغلاف، مقترنا بعلاوين معبِّرة ودقيقة. يشترك في إنجاز الملف الصحافي أكثر من صحافي باستغلال جميع وثائق الدراسات والمصادر، وهم المسؤولون الصحافيون الذين يعملون في العلاقات العامة. تستعمله المجموعات الصحافية في الكثير الغالب وقت إطلاق المنتجات، أو افتتاح الشركات، أو الإعلان عن مؤتمر، أو عملية اندماج بين شركتين، أو حدث معيّن، أو غير ذلك، ويكون بشكل عام مصحوبا بمناقلة صِحافية مفصّلة عن الشيء المعني. وعموما يمكن أن يتناول الملف الصحافي كلّ المواضيع من مثل ما يقوم به منتجو المَخالة، حين إصدار الأقلدة الجديدة، أو الشركات التي تطرح منتوجات جديدة أو حتّى التحقيقات الجنائية الخطيرة. الملاحظ أنّ الصحافة المكتوبة وكذلك الصحافة المرئية أخذت منذ بضع سنوات في استعمال الصور الإيضاحية استعمالا كبيرا، حيث شكّلت جانبا مهمّا من الملفّ الصحافي، وهي في الغالب بجودة كبيرة، وقابلة للنسخ على نحو مباشر، ومشفوعة بتوجيح يشرح مضمونها ويُبيّنه.

«يُستعمل الملف الصحافي في حالتين هما: المؤتمرات الصحافية والمواضيع التي تتسم بالأهمية. وخلال المؤتمر الصحافي، لا يُستبعد أن تكون المناقلة الصحافية مقترنة بالملف الصحافي. يستقي الصحافيون من الأولى المعلومات الأساسية، وتُوفّر لهم كذلك فرصة التفاعل معك وطرح الأسئلة التي تستقطب جُلّ اهتمامهم، إلخ، ويجدون في الثاني المادة اللازمة لإثراء مقالاتهم وتنويعها من زوايا مختلفة» بول دودان كلافو، توبي مندل، إيان لافرونيار.